Видеоконференция: как подготовиться и выбрать оборудование и сервисы
Сегодня во многих компаниях полностью или частично офисные совещания заменили общение в мессенджерах и видеоконференции.
Рассказываем о преимуществах видеоконференций и о том, какое оборудование, какие сервисы и правила делового этикета помогут провести эффективное онлайн-собрание.
дарья протасова
Копирайтер компании AMS Software
Видеоконференции позволяют работать из любого места, где есть стабильный интернет
Видеоконференция — сеанс онлайн-связи между двумя или более пользователями — позволяет обсудить с коллегами и партнёрами рабочие вопросы, провести обучение или масштабное онлайн-мероприятие. Для этого достаточно иметь ноутбук и устойчивое интернет-соединение. Отсюда вытекает главное преимущество такого формата: можно работать и общаться из любой точки мира.
Но это не единственный плюс видеоконференций — рассмотрим и другие:
- Экономия времени — никаких пробок или толкучки в общественном транспорте на пути к месту встречи. Особенно это актуально для таких крупных городов, как Москва, Новосибирск, Санкт-Петербург: в международном рейтинге загруженности дорог от компании TomTom, эти города заняли 1-е, 9-е и 12-е места соответственно среди 416 городов в 57 странах.
Освободившееся время на путь до офиса и обратно можно потратить на выполнение рабочих задач. Да и вероятность опоздания на встречу снижается в разы. - Сокращение транспортных расходов — не нужно оплачивать проезд и проживание в другом городе в случае командировок, а это существенная статья расходов для бизнеса.
- Количество участников встречи может достигать нескольких тысяч — в зависимости от формата.
- Увеличение продуктивности. Когда человек находится в комфортных условиях, его эффективность гораздо выше. Согласно данным Appollo Technical, те, кто работает дома, в среднем на 47% продуктивнее коллег, работающих из офиса.
- Улучшение взаимодействия между участниками — по сравнению с аудиозвонком. С точки зрения психологии зрительный контакт позволяет добиться лучшего понимания друг друга.
Японские учёные провели эксперимент, в ходе которого у участников была зафиксирована синхронизация активности головного мозга в момент пересечения взглядов, что говорит о том, что зрительный контакт значительно влияет на развитие социальных взаимодействий.
Позднее те же учёные установили, что во время пересечения взглядов происходит активация лимбической системы, которая отвечает за формирование эмоций и отношения к окружающему миру. Люди лучше улавливают слова, становятся более внимательными к собеседнику, иногда повторяют его действия.
Какие бывают форматы видеоконференций
Видеозвонок — онлайн-встреча между двумя участниками, которые видят и слышат друг друга.
Групповая видеоконференция — собрание, в котором общаются от трёх участников.
Селекторное видеосовещание — онлайн-собрание, где выделяются модератор, докладчик(и) и слушатели.
Вебинар — мероприятие, направленное на обучение. На экран выводятся обучающие материалы и окно, где отображается видео с веб-камеры спикера в режиме реального времени. Участники не отвлекаются друг на друга и, как правило, могут задавать вопросы спикеру, если вебинар проводится в режиме реального времени.
Что понадобится для проведения видеоконференции
Компьютер или ноутбук.
Подключение к интернету: скорость должна составлять от 3 Мбит в секунду, соединение должно быть устойчивым.
Приложение для видеосвязи.
Программа для записи экрана — при необходимости.
Веб-камера.
Микрофон.
Давайте подробнее остановимся на выборе сервисов и требованиях к веб-камере и микрофону.
Программы для видеоконференций
Рассказываем про три популярные программы для проведения онлайн-мероприятий.
Zoom
Платформа появилась на рынке в 2011 году, но с наступлением пандемии её популярность увеличилась в десятки раз. Так, количество ежедневных пользователей Zoom в декабре 2019 года составляло 10 млн, в марте 2020 года — 200 млн, а уже через месяц в приложение заходило более 300 млн человек в день. Пользователи используют сервис не только для деловых, но и личных целей.
Помимо стандартного сеанса видеосвязи Zoom позволяет открыть общий доступ к экрану для совместной работы. Также можно общаться и обмениваться файлами с коллегами в общих чатах. Данные — видео со звуком, аудиофайл, переписка — будут храниться в облачном хранилище в течение 10 лет, что позволит вернуться к ним спустя годы.
Преимущества
- Два режима трансляций: мгновенные — можно начать встречу и пригласить других присоединиться к ней в любое время — и запланированные, когда дата и время начала выбирается.
- Большое количество участников: в бесплатной версии в конференции могут участвовать одновременно до 100 человек, в платных тарифах — до 300‒500.
- Высокое качество видео и звука.
- Создание виртуальных комнат согласно потребностям: учебные помещения, залы совещаний и конференц-залы.
- Режим демонстрации экрана.
- Рассылка приглашений.
- «Поднять руку»: если появились вопросы, не нужно перебивать лектора — достаточно просто нажать кнопку.
Недостатки
- Нельзя звонить на городские телефоны.
- В бесплатной версии максимальная длительность конференции —
40 минут.
Microsoft Skype
Одна из самых известных программ для видеосвязи. Для проведения крупных конференций стоит выбрать другую платформу, но небольшое совещание в Skype пройдёт без затруднений. По окончании звонок можно сохранить — запись будет доступна в течение 30 дней.
Преимущества
- Звонки на мобильные и стационарные телефоны.
- Групповые созвоны до 50 человек одновременно.
- Демонстрация экрана монитора.
- «Поднять руку», чтобы все участники могли высказаться.
- Переводчик голосовых, видеозвонков и мгновенных сообщений в режиме реального времени.
- Размытие заднего фона.
- Обмен текстовыми сообщениями.
- Понятный интерфейс.
- Переадресация звонков на любой телефон, если нет возможности войти в Skype и ответить на вызов.
- Нет ограничений по длительности онлайн-встречи с двумя участниками.
Недостатки
- Сервис сильно нагружает процессор (от 16% ЦП): могут случаться зависания.
- Не лучший выбор для масштабных веб-конференций: не более 100 часов групповой видеосвязи в месяц.
Google Hangouts
Бесплатное приложение от компании Google для видеовстреч и обмена сообщениями.
Преимущества
- Нет лимита на время разговора.
- Удобный обмен файлами. Это может пригодиться, если нужно, например, обсудить дизайн логотипа.
- Синхронизация с другими устройствами. Содержимое чатов на компьютере соответствует данным в мобильной версии — можно переключаться между ними в любой момент.
- Бесплатный сервис.
Недостатки
- В конференции могут одновременно присутствовать не более 10 человек.
- Небогатая функциональность.
- Не подходит для обучающих вебинаров: нельзя показывать презентацию, допустимо небольшое число участников.
Программы для записи экрана
Иногда для проведения вебинара или другой видеоконференции нужны информационные или обучающие материалы. Это может быть презентация или запись экрана — скринкаст.
Создание скринкаста не займёт много времени, если подобрать хорошую программу. В идеале она должна сочетать в себе базовые функции для обработки, приличную библиотеку графических элементов для расстановки правильных акцентов и инструменты для повышения качества записи.
Рассмотрим несколько таких программ.
OBS Studio
Приложение для захвата видео с экрана монитора. Позволяет сделать скринкасты любой длительности из нескольких источников одновременно.
Что касается редактирования видео, можно выполнить настройку цветового баланса, применить фильтр, быстро изменить фон.
Преимущества
- Бесплатный сервис.
- Поддержка технологии хромакей.
- Интеграция со стриминговыми платформами Twitch, YouTube и другими.
- Управление записью с помощью горячих клавиш.
- База фильтров и эффектов.
Недостатки
- Не очень стабильно работает на слабых ПК: 1‒2 ГБ DDR1, Intel Pentium 4/Celeron, видеокарта с памятью 128‒256 МБ.
- Мало инструментов для обработки записи.
Экранная Камера
Это продукт российских разработчиков, что позволит быстро разобраться в интерфейсе.
Можно выбрать один из трёх режимов записи: полный экран, фрагмент или окно приложения. По окончании съёмки запись автоматически откроется в редакторе для подготовки её к трансляции и сохранения в любом формате.
Преимущества
- Запись экрана со звуком без потери качества.
- Богатая коллекция титров и стилей текста.
- Настройка длительности видео.
- Встроенная библиотека музыки.
- Таймер, который позволяет заранее выбрать время начала записи.
- Добавление голосовых комментариев.
- 30+ форматов для сохранения, в том числе загрузка на YouTube.
Недостатки
- В пробной версии максимальная продолжительность записи составляет 2 минуты.
IceCream Screen Recorder
Ещё одна программа для записи происходящего на экране. От аналогов отличается возможностью создания скриншотов.
Позволяет дополнить полученный скринкаст видео с веб-камеры, обработать изображение с помощью базовых функций и поместить результат в облачное хранилище.
Преимущества
- Обрезка и изменение скорости.
- Подсветка курсора.
- Установка таймера записи.
- Горячие клавиши для быстрого управления процессом съёмки.
- Множество шрифтов и большой выбор графических элементов.
- Быстрая загрузка в Dropbox, Google Drive или на YouTube.
- Часто обновляется.
Недостатки
- Для записи скринкаста длительностью более 5 минут нужно приобрести лицензию стоимостью 5 475 рублей (на момент написания статьи).
- Крупный водяной знак.
курс- Освоите навык публичных выступлений с помощью осознанной практики в неформальной атмосфере
- Узнаете, как убедительно продвигать себя и свои идеи
- Получите экспертные знания от двух мастеров публичных выступлений — компаний BEsmart и Presium
Выбираем веб-камеру
Во многих ноутбуках есть встроенная камера. Но если ноутбук не очень новый или недорогой, качество изображения и быстродействие могут страдать.
Эту проблему решит отдельная веб-камера — и необязательно она должна быть дорогой.
При выборе модели рекомендуем учитывать такие критерии:
- Разрешение: от 640×480 пикселей — чем оно выше, тем чётче картинка.
- Количество кадров в секунду: от 30 — при меньшем значении видео перестанет быть плавным.
- Наличие автофокуса — иначе при резких движениях — например, при поворотах, выходе из кадра — изображение будет нечётким.
- Системные требования: следует изучить инструкцию на предмет совместимости с разными версиями Windows, MacOS или Linux.
- Принцип крепления: прищепка, ножка или подставка-трансформер с двумя способами фиксации.
Варианты веб-камер с точки зрения соотношения между ценой и качеством
Автоматически определяет оптимальное значение экспозиции и держит картинку в фокусе. Снимает видео высокого качества даже при недостаточном освещении за счёт подстройки светочувствительности.
Камеру можно установить как на столе, так и закрепить на мониторе. Предусмотрен встроенный микрофон с неплохим качеством звука, но могут прорываться посторонние шумы.
Потребуется загрузка драйверов, которые можно скачать на сайте производителя.
Средняя стоимость — 1 690 рублей.
Изображение передаётся в Full HD 1080, что позволяет записывать чёткие видео. Два встроенных микрофона обеспечивают высокое качество записи. Камера поворачивается на 360 градусов, что облегчает установку и запись под любым углом.
Не нужно устанавливать драйверы или ПО — при подключении через USB моментально определяется компьютером. Однако при установке фирменного ПО откроются возможности улучшения портрета и другие подобные фильтры.
Средняя стоимость — 4 160 рублей.
Подбираем микрофон
При выборе микрофона стоит ориентироваться на качество звука: частотный диапазон от 80 Гц до 10 кГц, чувствительность от -70 Дб и выше, — и способ подключения: USB или Bluetooth.
USB-микрофоны подойдут для совещаний за столом.
Если же нужно параллельно рисовать графики на доске в метре от камеры, лучше взять беспроводное устройство: длины кабеля может не хватить, да и риск запутаться не стоит отметать. Также для общения на расстоянии можно воспользоваться наушниками или гарнитурой.
Варианты микрофонов с точки зрения соотношения между ценой и качеством
Настольный микрофон, который работает на широком диапазоне частот и обладает высокой чувствительностью.
Звук передаётся без помех, кабель 1,8 м и устойчивая подставка.
Средняя стоимость — 910 рублей.
Компактная модель, обеспечивающая высокое качество записи.
Чувствительный конденсатор воспринимает и улавливает звуки с высокой точностью. Можно отрегулировать угол наклона.
Средняя стоимость — 1 575 рублей.
Видеовстреча требует определённой подготовки и соблюдения правил делового этикета
До начала и во время онлайн-встречи советуем обратить внимание на ряд моментов.
Устанавливаем необходимые сервисы
Помимо приложения для видеосвязи стоит заранее позаботиться об установке необходимых программ — например, для создания наглядного пособия для вебинара — слайд-шоу, видео, графиков. Инсталляция и освоение сервисов займёт определённое время.
Готовим качественные информационные материалы
Удержать внимание аудитории поможет презентация. Текст, таблицы или графики — не стоит мельчить и не стоит стараться уместить на слайде как можно больше информации. Это сбивает с толку.
Для фона лучше использовать мягкие пастельные оттенки. Текст не должен сливаться с фоном.
Проверяем технику и интернет
Перед видеозвонком стоит убедиться, что компьютер или ноутбук работает хорошо, качество веб-камеры приемлемое, микрофон работает, интернет-соединение стабильное.
Соблюдаем дресс-код
Даже если компания не предъявляет строгих требований к внешнему виду для видеоконференций, лучше придерживаться делового стиля одежды.
Правильно расставляем свет
Чтобы видео не было зернистым, в помещении должно быть светло или должно находиться достаточное количество осветительных приборов.
В дневное время суток можно разместиться напротив или сбоку от окна: это позволит выглядеть более презентабельно. Не стоит располагать лампы так, чтобы лучи падали снизу.
Не опаздываем
Причиной опоздания может стать простая невнимательность. Избежать неловкой ситуации поможет установка таймера за 10‒15 минут до созвона.
Выключаем микрофон, если не участвуем в обсуждении
Каждое действие участника или его окружения будет передаваться в виде шорохов. Это особенно актуально для офисных сотрудников и тех, кто работает в общественных местах. Поэтому рекомендуем отключить микрофон, особенно при использовании клавиатуры.
Смотрим в объектив камеры во время разговора
Так у собеседника сложится впечатление, что взгляд спикера направлен на него ― это сделает речь более убедительной.
Другие полезные советы можно прочитать в материале «Почта, мессенджеры, видеоконференции, звонки: новая этика делового общения в сети».
Успешное проведение онлайн-собрания во многом зависит от подготовки к нему
И речь не только об интернет-соединении, о веб-камере и микрофоне. Стоит заранее установить и освоить необходимые программы, подготовить качественные материалы, до видеовстречи удостовериться, что всё работает хорошо, а во время общения — соблюдать правила этикета.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
дарья протасова
Копирайтер компании AMS Software