Топ вопросов про электронные подписи и МЧД от компаний с филиалами

Москва, 8 ноя - ИА Neftegaz.RU. Электронные подписи и машиночитаемые доверенности сложные инструменты. Особенно много вопросов бизнес стал задавать после изменений в законе. Эксперты Удостоверяющего центра Контура выбрали самые актуальные для компаний с филиалами проблемы и объяснили, кого касаются перемены и кто должен подписывать МЧД.

Что изменилось в законе

Сотрудники теперь не могут использовать сертификаты электронной подписи с реквизитами юрлиц. Им на смену пришли два инструмента:

• Электронная подпись физического лица в ее сертификате нет реквизитов компании.
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) аналог бумажной. Она помогает сотруднику подтвердить полномочия работать с документами от лица компании.

Касаются ли перемены руководителей филиалов

Да. Им, как и обычным сотрудникам, нужно получать сертификаты физических лиц и МЧД. Все потому, что в группе компаний может быть только один сертификат с реквизитами юрлица он принадлежит генеральному директору главной организации.

Как сотрудникам и руководителю филиала выпустить сертификаты ЭП

Лично обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр например, в УЦ Контура. Но это не всегда возможно, ведь часть филиалов находятся на местах бурения ближайшие к ним УЦ могут находиться далеко.

Чтобы сотрудники филиалов могли получить свои сертификаты прямо на рабочих местах, компании подключают Корпоративный центр регистрации Контура. С помощью этого сервиса можно выдавать сертификаты быстрее. Для этого нужно выбрать администратора ответственного сотрудника, который будет передавать в УЦ документы и удостоверять личность коллег.

Можно ли выпустить одну МЧД для всех задач

Нет. Всё потому, что площадки предъявляют разные требования к структуре файла машиночитаемой доверенности так называемому формату.

Чаще всего используют следующие форматы МЧД:

• 002 его применяют при обмене документами с контрагентами и на портале Росаккредитации, постепенно выводят из оборота и заменяют более актуальными форматами;
• 003 (единый), который используют для документооборота с контрагентами и для работы, например, в ЕГАИС, ФТС, Честном знаке, на порталах Федресурса и Минтруда;
• 5.01 и 5.02,с помощью которых сдают налоговую отчетность;
• Формат СФР, который используют в сервисе социального электронного документооборота, чтобы сотрудники могли получить проактивные выплаты например, за больничный.

МЧД форматов 002, 003 и 5.02 можно оформить в Контур.Доверенности. Сервис позволит подписать руководителю подписать доверенность, зарегистрировать ее в распределенном реестре ФНС, отозвать, проконтролировать сроки действия.

Обязательно ли регистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС

Распределенный реестр ФНС самое большое хранилище МЧД. Там можно зарегистрировать доверенности форматов 002 и 003. Если МЧД хранится в распределенном реестре, бизнесу удобнее с ней работать. Такую доверенность не нужно каждый раз отправлять файлом в пакете с подписанным документом, достаточно просто направить контрагенту ее номер.

Регистрировать МЧД в распределенном реестре обязательно только если такое требование есть у контролирующего органа или контрагента. В остальных случаях доверенность можно просто создать в своей системе и подписать с помощью сертификата электронной подписи руководителя.

Как указать полномочия в доверенности

В МЧД полномочия указывают как текстом, так и с помощью специальных кодов. Всё зависит от требований конкретной площадки. Например, для работы в ЕГАИС Алкоголя полномочия указывают с помощью кода, а в ЛесЕГАИС текстом.

Если речь идет об обмене документами с контрагентами, то всё зависит от желания сторон. Полномочия можно указать в любой форме. Но есть одна тонкость. Если полномочия указывают текстом, стоит прописать их максимально подробно, чтобы избежать спорных ситуаций.

Может ли руководитель филиала сам подписывать МЧД на своих сотрудников

По закону директор филиала может подписывать доверенности на своих сотрудников без каких-либо дополнительных инструментов (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Но на практике всё не так просто.

Из-за того, что у руководителей филиалов нет сертификатов с реквизитами юрлиц, их подпись нельзя отличить от подписи простых сотрудников. Поэтому для подтверждения полномочий им самим нужны машиночитаемые доверенности.

Чтобы руководитель филиала смог выпускать МЧД на своих сотрудников, генеральный директор головной компании должен делегировать ему такую возможность. Сделать это помогают доверенности с возможностью передоверия.

Как выпустить МЧД с возможностью передоверия на руководителя филиала

Всё зависит от их формата. Например, МЧД для СФР с возможностью передоверия можно выпустить через специальное программное обеспечение или у вашего оператора ЭДО. А такую же МЧД формата 5.02 выпустить на руководителя филиала просто не получится.

Есть тонкости, которые связаны с форматом 003. Процесс выпуска МЧД с правом передоверия зависит от того, нужно ли регистрировать ее в распределенном реестре ФНС. Если да, оформить первую и последующие доверенности необходимо через нотариуса. Если МЧД не будут регистрировать в реестре, их можно создать в своей системе и подписать с помощью КЭП.


16+, Реклама, ООО Сертум-Про, ОГРН 1116673008539, 620036, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715