Правила электронной переписки и новые Танки Антона Волкова

#ТМсовет: Всегда заполняйте поле «Тема» письма, следите за его актуальностью. Старайтесь посвящать одно письмо одному четкому вопросу, проблеме – не создавайте писем по широкому кругу вопросов.

Поделюсь личным наблюдением как акционера компании Таймлист, являющегося совместным предприятием с 1С. В экосистеме 1С мне очень нравится культура того, что я называю "обстоятельными e-mail-ами".

Вместо вороха разрозненных сообщений в мессенджерах, которые будут забыты на следующий день, здесь принято и приветствуется сформировать достаточно подробный e-mail с вдумчивым изложением позиций, договоренностей, намерений и т.п.

Это требует большего усилия, чем поплёвывание друг в друга хаотичной информацией в мессенджерах, но зато с этим электронным письмом потом можно работать недели и месяцы.

…Мне нужно было заказать небольшую деталь, я связался с поставщиком, и через пару недель меня переключили на начальника отдела, чтобы обсудить детали поставки. Начальник отдела задал мне в мессенджере в течение часа около десятка вопросов, примерно таких:

— Когда планируете приехать?

— Как будете оплачивать?

— Сможете дать наличные курьеру?

— Доставка будет стоить плюс 700 рублей.

— На какую цену детали мы договаривались?

— Устроит цена в 350 рублей?

Я, соответственно, на все эти вопросы вынужден был последовательно отвечать: примерно раз в пять минут, так как мой собеседник делал паузы. Диалог получился коротким и занял всего час, так как я пытался предугадывать следующие вопросы собеседника, превентивно указывая адрес доставки, например.

В течение этого часа я нормально работать не мог, так как мой телефон постоянно попискивал. Мне было бы гораздо удобнее получить вместо множества сообщений одно развёрнутое письмо по электронной почте, примерно такое:

«Ваша деталь пришла. Стоит 350 рублей. Можете забрать у нас, на улице Пушкина, в доме Колотушкина, или мы можем отправить курьера по Петербургу, за курьера надо будет доплатить 700 рублей. Оплачивать или наличными курьеру, или мы выставим счёт на юрлицо, или на карту, такой-то телефон, К-банк. Можете оплатить сразу. Пожалуйста, укажите, как будете получать деталь, и как будете оплачивать».

Дальше я прочёл бы это письмо, отправил бы деньги и написал бы такой же развёрнутый ответ. Вопрос был бы решён за одну минуту, а не за час.

Теоретически можно сказать, что реально я потратил из этого часа всего лишь несколько минут, порциями по 30 секунд, а остальное время я мог занимать другими делами по своему усмотрению. Однако если бы я проверял телефон только раз в четыре часа, то диалог затянулся бы надолго (так как всего мы отправили друг другу в тот день 21 сообщение). Кроме того, сложно сосредоточиться на чём-то серьёзном или хотя бы занимательном, когда тебя постоянно отвлекают.

Представьте, что вы смотрите захватывающий фильм в кинотеатре, а человек сзади раз в несколько минут неловко пинает ваше кресло, громко кашляет или громко шутит вслух. Вроде бы ничего страшного — один отвлекающий звук раз в пять минут. Но впечатление от фильма всё же будет безнадёжно испорчено…