История успеха: как программа 1С помогла управлять парком из 200 машин

ТОМСК, 10 мар – РИА Томск. Предприятие "Гидроэлектромонтаж" обеспечивает техникой строительные и монтажные работы на объектах энергетики в нескольких регионах России. С ростом объемов производства прежняя система учета работы техники перестала справляться с нагрузкой: данные дублировались, проверить фактически сделанное было сложно. Как система "1С:Управление автотранспортом" помогла решить проблему – в материале.Из истории клиентаКомпания "Гидроэлектромонтаж" выполняет строительные и монтажные работы на объектах энергетической инфраструктуры. В автопарке предприятия – более 200 единиц техники, от легковых автомобилей до тягачей и спецтехники. Одновременно она может работать сразу в нескольких регионах, а автопарк постоянно перераспределяется между объектами.По мере расширения последнего ручной учет начал создавать серьезные проблемы. Путевые листы оформлялись на бумаге, часть информации вносилась в Excel, а фактическое время работы водители указывали самостоятельно. Документы могли поступать в бухгалтерию спустя недели после выполнения задач – иногда уже после выставления счетов заказчикам.В таких условиях сопоставить выработку техники с затратами на ее содержание становилось практически невозможно.От формального внедрения – к работающей системеРуководство предприятия приняло решение автоматизировать управление автопарком и выбрало специализированное решение – "1С:Управление автотранспортом". Сначала систему пытались внедрить своими силами. Техническую настройку выполнили, однако новые процессы не стали частью ежедневной работы: сотрудники продолжали использовать привычные бумажные документы.Когда объем техники и операций увеличился, компания привлекла партнера фирмы "1С" – команду "1С-Форус". Специалисты провели анализ процессов, доработали систему под реальные задачи предприятия и обучили сотрудников работать в новой модели управления.Так, в ходе анализа специалисты выявили ряд проблем. Проблема №1: отсутствие контроля фактической работы техникиДо внедрения зарплата водителей рассчитывалась по данным путевых листов. Если в документе было указано 10 часов работы, именно столько и оплачивалось. После интеграции системы с мониторингом транспорта Omnicomm и обменом данными с АЗС "Роснефть" предприятие стало получать объективную информацию о фактическом временем работы двигателя, реальных маршрутах и километраже, точном расходе топлива.В результате за первые три месяца система выявила расхождения между заявленной и фактической работой техники на сумму около 15 миллионов рублей. После этого предприятие пересмотрело систему оплаты труда: оклад и выработку разделили, а расчет начали вести на основе данных системы. Это позволило исключить переплаты и снизить риски ошибок.Проблема №2: отсутствие планирования занятости техникиПри работе сразу на нескольких объектах диспетчеры не видели полной картины. Чтобы понять, где находится техника и когда она освободится, приходилось обзванивать водителей и коллег. Специалисты "1С-Форус" объединили в системе данные о технике, водителях и объектах, превратив путевой лист из формального документа в инструмент планирования.Теперь диспетчеры в режиме реального времени видят статус каждой машины. При оформлении путевого листа техника автоматически отмечается как занятая, а при срочных задачах сразу видно, какие автомобили доступны. Кроме того, сметные машино-часы автоматически сопоставляются с фактической работой, и при отклонениях руководство получает сигнал.Проблема №3: путевые листы терялись и заполнялись с ошибкамиЗа год предприятие оформляет около 18 тысяч путевых листов. Ранее часть документов терялась, поступала с опозданием или содержала ошибки. После внедрения системы путевой лист регистрируется в программе до выезда техники. Диспетчер видит статус каждого документа, а данные автоматически участвуют в расчетах.В результате четыре диспетчера обрабатывают весь объем документов без авралов и длительных сверок.Проблема №4: непрозрачная экономика техникиРаньше решения о ремонте или замене машин принимались в основном интуитивно. Техника могла простаивать месяцами в ожидании запчастей, а оценить ее экономическую эффективность было сложно.Теперь руководство видит по каждой машине время фактической работы, причины простоев, затраты на ремонт, доходность. Если техника становится экономически неэффективной, ее заменяют. Ввод новой машины в систему, от регистрации до включения в базу, занимает около пяти дней.Финансовый и операционный эффектПосле внедрения автоматизации предприятие получило заметные результаты. Кроме, выявления расхождения на сумму около 15 миллионов рублей, расчет стоимости услуг сократился с недели до двух-трех дней, а руководство получило полный контроль над автопарком, работающих в нескольких регионах. Кроме того, удалось исключить потери путевых листов и ошибки ручного ввода."Главный результат – компания получила прозрачную модель управления автопарком: от планирования работы техники до расчета зарплаты и оценки рентабельности каждой машины. Управленческие решения теперь принимаются на основе объективных данных", – подчеркивают в компании. В настоящее время проект продолжается: предприятие расширяет автоматизацию процессов ремонта и готовится к переходу на электронные путевые листы.Хотите так же?Компания "1С-Форус" – официальный дистрибьютор фирмы "1С".Зарегистрируйтесь по ссылке или напишите на partner@forus.ru – специалисты подберут надежного партнера и помогут внедрить решения "1С" для управления автопарком.Реклама. Рекламодатель ООО "1С-Форус". Идентификационный номер рекламы: 2W5zFHLi5kV