Без капслока, голосовых и смайликов: как не испортить деловое общение
Строгих правил «цифрового этикета» нет, только общие представления о том, как надо вести себя в интернет-пространстве. Они помогают установить границы общения и сделать его удобным для всех участников.
«Современная коммуникация и цифровой мир усложняются. Гигантский поток информации, с которым нужно справляться, бесконечный поток писем, сообщений в мессенджерах. Грань между реальным и виртуальным миром исчезает», – отмечает Ольга Лукинова, автор книги и Telegram-канала «Цифровой этикет».
Универсальные правила
Универсальные правила вполне очевидны: не создавать неудобств собеседнику (в том числе заранее оговаривать, будете ли вы использовать голосовые сообщения), быть доброжелательным (ставить лайки, писать комментарии), соблюдать границы (не писать в нерабочее время, не публиковать фото человека без его согласия) и т.д.
Важно соблюдать принцип симметрии. Если человек пишет длинное сообщение, смайлик не может быть корректным ответом.
«Почему голосовые сообщения так остро воспринимаются? Потому что часто не соблюдается симметрия. Я надиктовываю сообщение, мне удобно, а собеседнику — нет», – объясняет Лукинова.
– (от англ. «Phone» – телефон и «Snubbing» – пренебрежение) – привычка отвлекаться на свой гаджет во время разговора с собеседником. Это демотивирует и может испортить отношения.
При личном общении важно минимизировать использование гаджетов. Смартфон — положить экраном вниз, отключить звук и вибрацию, наушники — снять.
Email-общение
Адрес электронной почты должен выглядеть презентабельно («hellokitty777» не подойдет), а подпись быть информативной (с указанием места работы, должности, способов связи). Если в переписке есть люди, от которых не ожидается ответ, их адреса обычно ставят в раздел «Копия» или «Скрытая копия».
Сокращения — «ДД», «ДВ», «ДУ» вместо «Добрый день», «Добрый вечер» и «Доброе утро» — оставить для личной переписки, в деловой они не уместны. У фраз «Доброго времени суток», «Я вас услышал» и некоторых других — скверная репутация, их лучше избегать.
«Когда мы переписываемся, то общение становится частью имиджа – нашего и нашей организации», – говорит Ольга Лукинова.
Обращаясь к собеседнику по имени, стоит использовать ту форму, которую он предложил сам.
Любые деловые письма обязательно нужно перечитывать перед отправкой, чтобы исключить ошибки и опечатки. А чтобы не забыть вложения, можно начинать с присоединения файла, потом — текст письма и только потом — тема и адрес.
Структурированные сообщения, с абзацами, отступами, нумерацией читать легче, чем «простыню» неструктурированного текста.
Фото: Sigmund / Unsplash
«Цифровой этикет» требует оперативного отклика на электронное письмо, обычно ответ дают в течение суток.
Полезные издания
Ольга Лукинова советует несколько книг, которые помогут выстроить комфортные отношения в цифровой сфере.
- Про цифровой и деловой этикет: «Не кладите смартфон на стол» Дороти Джонсон и Лив Тайлер, «Деловой этикет» Эмили Пост.
- Про эффективную коммуникацию и правила переписки: «Проще говоря» Джея Салливана, «Эффективная бизнес-коммуникация» Ларисы Селезневой и Ольги Северской, «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой, «Переписка 2.0» Саши Карепиной.
Telegram-канал «Цифровой этикет» провел исследование и подготовил 50 правил «цифрового этикета» во время видеоконференций.
Медиацентр «АСИ – Благосфера» – совместный проект Центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов – медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий.
Сообщение Без капслока, голосовых и смайликов: как не испортить деловое общение появились сначала на Агентство социальной информации.