УПРАВЛЕНИЕ ПРОДАЖАМИ В МЕЖДУНАРОДНОЙ КОМПАНИИ НА БАЗЕ "1С:ERP"

Описание проекта

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

1. Комплексная автоматизация предприятия на базе "1С:ERP".
2. Цифровизация процессов продаж.
3. Минимизация трудозатрат на ведение учета.

Ситуация до внедрения

"Strauss Group" — крупная международная компания в секторе продуктов питания. Компания работает в 24 странах на разных континентах (Бразилия, США, Европа, Австралия, Азия) и производит продукцию на 26 собственных заводах.

Главным международным бизнесом "Strauss" является кофе. По оценкам аналитиков "Strauss Group" является четвертой компанией в мировом рейтинге производства кофе.

Компания Strauss занимает лидирующие позиции на рынках Центральной и Восточной Европы, в странах СНГ, Бразилии и Израиле.

На рынке СНГ компания Strauss работает с 1992 года, представляя такие широко известные бренды как: "TOTTI CAFE", "Черная Карта", "Ambassador", "Elite Health Line", "Le Café, FORT". Во Владимирской области построена и работает собственная фабрика компании "Strauss".

Предприятие имеет давнюю историю автоматизации на базе программных продуктов фирмы "1С" - с 2009 года в качестве основной системы учета использовалось конфигурация "С:Управление производственным предприятием 1.3".

В связи с тем, что фирма "1С" планирует прекратить поддержку данной конфигурации, в 2020 году было принято решение провести модернизацию своей учетной системы и перейти на новую платформу "1С:ERP Управление предприятием 2".

Основные задачи, которые должны были быть решены в рамках данного проекта:

1. Перевод на новую платформу всего функционала управления – продажами, закупками, производством и пр. А также сбор затрат, расчет себестоимости и формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.
2. Перенос в новую систему специфических доработок, связанных с особенностью работы предприятия, особенно в части интеграции с другими системами и организации сбыта по разным каналам продаж.
3. Вынесение функций кадрового учета и расчета заработной платы в отдельную систему на базе "1С:Зарплата и управление персоналом КОРП".
4. Отказ от отдельного решения "1С:CRM" и перевод этой функциональности во внедряемую систему "1С:ERP".

Уникальность проекта

Компания "Штраус" – это предприятие, которое осуществляет продажи товара в сетевые розничные торговые точки, а также оптовым дистрибьютерам на территории России и стран СНГ. Основная специфика работы предприятия связана с организацией таких сложных и масштабных продаж.

В рамках данного проекта были реализованы следующие механизмы, которые снижают трудоемкость процессов управления сбыта, делают их максимально "безбумажными".

Загрузка заказов клиентов с сайта компании и из систем электронного документооборота

Клиенты компании ежедневно отправляют порядка тысячи заказов на поставку товара, чтобы обработать такой поток информации были разработаны инструменты электронного документооборота – заявки передаются через сайт компании и через провайдеров EDI – эти инструменты были интегрированы с "1С:ERP".

Также чтобы ускорить процесс обработки и до заполнения поступивших документов был создан механизм значений по умолчанию, с помощью которого для любого документа и справочника системы в разрезе пользователей, контрагентов и пр. можно задать значение реквизитов по умолчанию, которые будет проставлены в объекте при его создании.

Автоматизация процесса ценообразования

Предприятие ведет активную работу по продвижению своего товара на рынке, поэтому требовалось автоматизировать различные средства стимулирования продаж:

• Акции,
• Скидки,
• Бонусы.

Для решения этой задачи был разработан механизм "брифов" - бриф – это документ, который содержит условия продажи и бонусы, которые клиент получит, если эти условия будут соблюдены.

В качестве бонусов могут выступать скидки, которые предоставляются клиенту в момент оформления заказа или бонусные деньги, которые могут быть зачтены клиенту по завершению месяца – скорректирована сумма задолженности или произведена отгрузка товара на накопившуюся сумму бонуса.

Полностью автоматизирована работа с брифами – документ проходит процедуру согласования, на основании брифов рассчитывается и согласуется стимулирующее вознаграждение клиента, по брифам ведется сбор статистики по эффективности таких методов продвижения.

Автоматизация печати сопроводительных документов на отгрузку

Так как ежедневно происходят отгрузки в несколько тысяч торговых точек, важным является оперативная распечатка всех необходимых сопроводительных документов. Ситуацию усугубляет то, что у каждой торговой сети и крупного дистрибьютера есть свои уникальные требования к оформлению документов. Причем несоблюдение этих условий влечет за собой значительные штрафа и возможную блокировку приемки товара клиентом.

Для решения этой задачи в системе был разработан механизм параметризации печати, когда базовые макеты ТОРГ12, счета фактуры и УПД дополняются дополнительными данными, исходя из заданных для клиента настроек. На данный момент в системе задано порядка 200 вариантов печати под разных заказчиков.

Контроль за расчетами с клиентами

В силу большого количества клиентов и невысокой маржинальности продаж, достаточно большую роль для предприятия играет оперативный контроль за расчетами с клиентами. Для автоматизации этой задачи были созданы механизмы контроля лимитов задолженности, автоматически блокирующие отгрузку, а также рабочие места бля управления лимитами и графиками оплат.

Автоматизация претензионной работы

В случае если клиент компании перестал своевременно выполнять договорные условия (задерживает оплату отгруженного товара) требуется оперативно выставить претензию клиенту, а если урегулировать проблему в добровольном порядке не получилось, то и оформить исковое заявление в суд. Для решения этой задачи был создан механизм (документ) претензионной работы, в котором пользователь:

1. Может по данным системы заполнить список своевременно неоплаченных документов
2. Оформить и направить клиенту форму претензии.
3. Рассчитать сумму искового заявления и подготовить его к передаче в суд.

Комплексная отчетность по сбыту

Для оценки эффективности работы отдела продаж, а также для прогнозирования сбыта был разработан комплект отчетов, которые содержат информацию о объемах сбыта, маржинальности, предоставленных скидках, акциях и прочее.

Так как для анализа текущей ситуации важна информация о продажах за прошлые годы, были разработаны механизмы для загрузки и хранения данных из исторической системы и базовые отчеты были модифицированы таким образом, чтобы они демонстрировали цельную картину продаж за всю историю работы предприятия.

Комплексный контроль прав доступа к объектам

В силу масштаба деятельности предприятия доступ к информации строго разграничен – каждый менеджер должен видеть только своих клиентов и только те инструменты, которые относятся к его деятельности. Данные правила доступа регулярно проверяются аудиторами из головного офиса компании. Для автоматизации проверки созданы отчеты, которые позволяют вывести для любого сотрудника чек-лист с указанием его допусков, а также есть возможность посмотреть для выбранного объекта, какие сотрудники какие права доступа имеют к объекту.

Публикации о проекте

• Комплексная автоматизация предприятия пищевой отрасли на базе программы "1С:ERP Управление предприятием 2" (ООО "Штраус") - https://1c.ru/solutions/public/details/1124341

Дополнительная информация к описанию проекта

Практически весь проект выполнялся удаленно – причиной был карантин и определенная удаленность клиента. При этом клиент работает в режиме 24х7, поэтому любой простой по вине неработающей системы был недопустим – требовалось организовать быструю и бесперебойную поддержку пользователей предприятия.

Для решения этой задачи во внедряемую систему был интегрирован механизм технической поддержки – пользователи, не выходя из программу, могли отправить заявку консультантам, а консультанты через механизм взаимодействий 1С могли связаться с пользователями и задать ему уточняющие вопросы.

Также на основании обращений пользователей и полученных решений в системе формировалась база знаний с готовыми ответами – консультант не только отрабатывал обращение, но и мог его определить как типовое и поместить в базу знаний, так чтобы в дальнейшем сотрудники предприятия могли самостоятельно разобраться с возникшим препятствием.

В этой же базе знаний хранились инструкции по работе с программой и видеоролики с обучения. Всё это было связано с объектами конфигурации и доступно из форм справочников и документов, с которыми работают специалисты.

Также в системе были созданы механизмы контрольных проверок – это мини-отчеты, которые настраиваются для группы пользователей и автоматически собирают их ошибки – где какие документы или справочники были недооформлены или оформлены с нарушением. Руководитель группы видит эти ошибки и может предметно работать со своими подчиненными.

Результаты проекта

Специалисты подрядчика выполнили следующие работы:

1. Провели проектирование системы и подготовили технические задания на адаптацию типовой конфигурации под особенности предприятия.
2. Доработали типовую конфигурацию.
3. Обучили сотрудников предприятия.
4. Организовали опытно-промышленную эксплуатацию системы и передали её предприятию на сопровождение.

В рамках проекта были автоматизированы следующие разделы управления:

1. Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM)
2. Производственный учет
3. Управление закупками и складской логистикой
4. Управление денежными средствами (казначейство)
5. Регламентированный учет (БУ и НУ) и сдача отчетности
6. Сбор отчетности по МСФО по правилам заданным заказчиком (была реализована возможность оценки материальных ценностей по среднему). Также в рамках задачи по МСФО были разработаны дополнительные регистры, которые используются для закрытия отчетности в целом по международному холдингу.
7. Управление кадрами и расчет заработной платы на базе "1С:ЗУП КОРП"
8. Интеграция с внешними системами:

• Интеграция с "1С:ЗУП КОРП"
• Интеграция с "1С:Документооборот"
• Интеграция с WMS стороннего вендора
• Интеграция с сайтами по загрузке заказов клиентов

Также важным результатом проекта является возможность получения аналитических отчетов в BI-системе – была организована on-line выгрузка данных из системы "1С:ERP" во внешнюю базу данных этой системы.

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты 1С:ERP Управление предприятием :

·Управление продажами

·Управление закупками

·Управление складом и запасами

·Управление производством

·Управление затратами и расчет себестоимости

·Казначейство

·Регламентированный учет

·Ведение учета по МСФО

1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 

·Управление персоналом

·Кадровый учет

·Расчет заработной платы и налогов

Архитектура решения и масштаб проекта

Предприятие имеет сложный ИТ ландшафт, который состоит из учетного «ядра» на базе внедренной системы 1С:ERP и сопутствующих специализированных решений, с которыми настроены механизмы интеграции:

1. Расчет перспективного плана сбыта по статистике продаж прошлых периодов ведется в Excel, осуществляется загрузка плановых данных.
2. Прием заказов от клиентов осуществляется на сайте компании или через системы электронного документооборота – созданы несколько шлюзов, для загрузки новых заказов.
3. На сайте компании также ведется прием заявок на сервисное обслуживание оборудования, переданного в аренду, информация перегружается в 1С:ERP.
4. Складской учет ведется во внешней WMS системе автоматизированного склада, куда выгружается информация о распоряжениях на приемку и отгрузку товара со склада.
5. Производство продукции ведется на автоматизированных линиях, куда выгружается информация о заказах на производство и откуда загружается информация о фактическом выпуске полуфабрикат и продукции.
6. В рамках проекта во внешнюю информационную базу 1С:ЗУП КОРП был вынесен функциональный блок работы с персоналом и расчета заработной платы – настроена передача информации между системами.
7. Настроен обмен с системой 1С:Документооборот для согласования документов (заявки на оплату, договоры и пр.).
8. Для проведения бизнес-анализа результатов фин-хоз деятельности настроен обмен с сервером QlickView.
9. Также производится выгрузка информации во внешние базы данных региональных представительств компании в странах СНГ.

Количество автоматизированных рабочих мест: 150

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

В рамках задачи организации бесшовного ИТ ландшафта заказчика были настроены интеграции с прочим ПО предприятия:

·Интеграция с "1С:ЗУП КОРП"

·Интеграция с WMS стороннего вендора

·Интеграция с сайтами по загрузке заказов клиентов.

150

СУММАРНОЕ КОЛ-ВО АРМ, ШТ.

2

КОЛ-ВО ВНЕДРЕННЫХ РЕШЕНИЙ 1С (ТИПОВЫХ, СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫХ, ОТРАСЛЕВЫХ) В РАМКАХ ПРОЕКТА, ШТ.

11

КОЛ-ВО ВНЕДРЕННЫХ ПОДСИСТЕМ ОТДЕЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ 1С, ШТ.

3

Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения

10.7

СКОРОСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ, АРМ/МЕС

8000

СУММАРНОЕ КОЛ-ВО ЧЕЛ.-ЧАС. ПРОЕКТНОЙ КОМАНДЫ

53.33

ТРУДОЗАТРАТЫ ПРОЕКТНОЙ КОМАНДЫ В РАСЧЕТЕ НА 1 АРМ, ЧЕЛ.-ЧАС.

4

Сроки и качество

0%

ОТКЛОНЕНИЕ ПО СРОКАМ, %

0%

ОТКЛОНЕНИЕ ПО БЮДЖЕТУ, %

10

СООТВЕТСТВИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ВНЕДРЕННЫХ РЕШЕНИЙ И ЗАДАЧ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, БАЛЛОВ ПО 10-БАЛЛЬНОЙ СИСТЕМЕ

10

ОБЩАЯ УДОВЛЕТВОРЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ УСЛУГАМИ ПАРТНЕРА, БАЛЛОВ ПО 10-БАЛЛЬНОЙ СИСТЕМЕ

5

Экономический эффект от внедрения

50%

УСКОРЕНИЕ ПОЛУЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ, %

20%

СОКРАЩЕНИЕ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАКАЗОВ / ОКАЗАНИЯ УСЛУГ, %

10%

УСКОРЕНИЕ ОБРАБОТКИ ЗАКАЗОВ, %