Муниципальный проектный офис. Опыт города Когалыма
0
62
Елена Георгиевна ЗАГОРСКАЯ, начальник Управления экономики Администрации города Когалыма
#383269_200_d#
Более 30% сотрудников Администрации Когалыма (Ханты-Мансийский автономный округ — Югра) заняты в проектном управлении. Муниципалитет как реализует свои проекты, так и участвует в региональных и федеральных. В статье мы подробно разберем организацию проектной деятельности в администрации города.
Внедрение проектного управления: ключевые шаги
Внедрение системы проектного управления в Ханты-Мансийском автономном округе началось в 2015 году, когда были созданы Департамент проектного управления и проектный комитет округа. В июне 2016 года региональный проектный комитет решил, что в муниципальных образованиях также нужно сформировать органы управления проектной деятельностью.
В ноябре 2016 года Администрация Когалыма наделила отдел аналитической работы и прогноза Управления экономики функциями по проектному управлению. Для этого были внесены изменения в положение об Управлении экономики — были дополнены полномочия и функции подразделения. Тогда же был сформирован муниципальный проектный комитет под руководством главы города, в который вошли 13 человек.
С февраля 2017 года в составе администрации города начал работать отдел проектного управления и инвестиций, который стал частью Управления экономики. Создание отдельного подразделения было важно потому, что это позволяет последовательно развивать проектную деятельность, эффективно взаимодействовать с ее участниками, обеспечить взаимозаменяемость сотрудников.
Муниципальный проектный офис (МПО) начал свою деятельность с разработки нормативной регламентной базы. Мы делали это самостоятельно, что, учитывая отсутствие опыта, считаем своим достижением. Всего было разработано 11 нормативных правовых актов. Они прошли согласование со всеми заинтересованными структурами, включая муниципальную прокуратуру. Мы на постоянной основе актуализируем эти документы с учетом изменений в законодательстве и нового опыта. Чем больше мы работаем, тем более конкретной и детализированной становится нормативная база.
Следующим шагом стало установочное совещание. На нем мы рассказали руководству администрации и участникам о самом проектном управлении, его структуре и принципах, познакомили собравшихся с вновь появившимися структурами: проектным комитетом и муниципальным проектным офисом. Рассказали о созданной нормативной базе и первоочередных задачах, стоявших на этапе становления.
В марте 2018 года в положение о видах поощрения муниципальных служащих и порядке их применения в Администрации города Когалыма были внесены изменения, которые позволили поощрять сотрудников за выполнение мероприятий и достижение показателей в рамках проектной деятельности. Таким образом, нам удалось внедрить систему управления проектной деятельностью в течение примерно одного года.
Чем занимается муниципальный проектный офис
В отделе проектного управления и инвестиций работают три человека — начальник отдела, специалист-эксперт и главный специалист. Кроме проектного управления, подразделение отвечает за инвестиционную деятельность, муниципально-частное партнерство и промышленную политику на территории города.
Координатором всей системы проектного управления в городе является муниципальный проектный офис (МПО). В его функции входит:
выполнение мероприятий в рамках проектов, запущенных органами исполнительной власти ХМАО-Югры;
методологическое сопровождение самостоятельных проектов администрации города, а также прямое участие в них;
организационное обеспечение работы проектного комитета;
консультации и методическая помощь по проектной деятельности для руководителей и специалистов структурных подразделений города. В том числе офис организует взаимодействие и рабочие совещания с Департаментом проектного управления ХМАО-Югры и другими департаментами автономного округа по вопросам, связанным с проектной деятельностью;
развитие компетенций участников проектной деятельности города и обучение сотрудников.
Очевидно, что проектным менеджментом занято гораздо больше людей, чем работают в МПО. В проектное управление в 2017–2018 годах было вовлечено примерно 30% работников администрации города, со стартом нацпроектов этот показатель приблизился к 50%.
#383270_500_d#
Мы используем модули информационной системы управления проектной деятельностью Правительства ХМАО-Югры. Они включают формирование базы данных (база знаний, нормативные документы, архив проектов и др.), ведение реестров (в том числе проектов, их компонентов и портфелей), коммуникации (поручения, совещания), управление рисками (риски и методы реагирования на них) и управление персоналом (в том числе обучение). Информационная система позволяет в режиме реального времени с рабочего места получать всю необходимую информацию о ходе исполнения проекта, устанавливать ответственных лиц и получать документацию по проекту.
Развитие компетенций
Обучение сотрудников проектной деятельности и повышение уровня компетенций — очень важно для развития проектного управления в органе МСУ. Что мы делаем в этом направлении?
Во-первых, МПО сформировал ежемесячный график обучения специалистов администрации. В соответствии с ним мы организуем обучающие семинары. Обучение прошли уже более половины всех сотрудников администрации (это больше 100 человек).
Во-вторых, в должностных инструкциях муниципальных служащих и работников подведомственных учреждений, которые участвуют в проектной деятельности, есть специальные требования к квалификации. Требования были утверждены совместным приказом Департамента проектного управления и Департамента государственной гражданской службы и кадровой политики ХМАО-Югры.
Кроме того, нашим сотрудникам доступен общий сетевой ресурс. Мы размещаем там все необходимые материалы о проектном управлении. Каждый желающий может ознакомиться с ними.
Примеры муниципальных проектов
Чтобы определить первые проекты, МПО проанализировал 22 муниципальные программы на предмет наличия в них мероприятий, отвечающих признакам проекта. Результаты анализа рассмотрел проектный комитет.
Первыми проектами стали:
благоустройство придомовых территорий и внутриквартальных проездов в Когалыме;
строительство зоны отдыха «Метелица»;
внедрение системы персонифицированного финансирования дополнительного образования детей.
Все перечисленные мероприятия были реализованы в 2017 году. Таким образом, в первый год работы МПО в короткие сроки мы завершили три муниципальных проекта.
В 2018 году в администрации города было запущено семь самостоятельных проектов. Среди них были строительство сквера «Фестивальный», корректировка стратегии социального-экономического развития города и развитие плана по ее реализации, подключение города к порталу бизнес-навигатора малого и среднего предпринимательства, реконструкция городского пляжа и проект по созданию условий для жилищного строительства на территории одного из микрорайонов. Еще два проекта касаются благоустройства придомовой территории и внутриквартальных проездов (каждый проект — это отдельный адрес).
В 2019 году стартовало еще пять самостоятельных проектов: общеобразовательная организация с универсальной безбарьерной средой, внедрение принципов бережливого производства в двух структурах администрации (Управление экономики и Управление инвестиционной деятельности и развития предпринимательства), приобретение и монтаж информационных табло у остановочных павильонов, благоустройство придомовых территорий. При этом продолжается реконструкция городского пляжа, таким образом, у нас уже появились долгосрочные проекты.
Муниципалитет в региональных и федеральных проектах
Стоит напомнить, что МПО участвует не только в проектах администрации города, но и в региональных и федеральных. В рамках проектов и портфелей проектов автономного округа в 2018 году мы реализовали 69 мероприятий и достигли 44 показателей.
В 2019 году муниципальное образование принимает участие в 15 региональных проектах. Они входят в портфели по шести направлениям: «Демография», «Образование», «Цифровая экономика», «Жилье и городская среда», «Экология», «Малое и среднее предпринимательство». В их рамках в течение года должно быть выполнено 80 мероприятий и достигнуто 25 показателей.
#383271_500_d#
Кроме этого, мы продолжаем участвовать в четырех портфелях проектов ХМАО-Югры, основанных на целевых моделях. Они запущены в 2017 году и связаны с улучшением инвестиционного климата. Это целевые модели «Получение разрешения на строительство и территориальное планирование», «Регистрация права собственности на земельные участки и объекты недвижимого имущества», «Постановка на кадастровый учет земельных участков и объектов недвижимого имущества», «Подключение (технологическое присоединение) к системам теплоснабжения, подключение к централизованным системам водоснабжения и водоотведения». Город также продолжает участвовать в портфеле региональных проектов, направленных на повышение качества жилищно-коммунальных услуг.
Участие населения: встречи и опросы в ВК
Хотя участие горожан в проектах не является темой статьи, наш опыт может быть интересен другим муниципалитетам. Общественность принимала участие в таких проектах, как «Благоустройство общественной зоны отдыха “Метелица” в городе Когалыме в 2017 году» и «Благоустройство придомовых территорий и внутриквартальных проездов в городе Когалыме в 2017 году». Мы провели с заинтересованными сторонами семь рабочих совещаний. На них мы презентовали проекты, демонстрировали эскизные материалы, обсуждали архитектурные решения.
Кого мы привлекали для обсуждения проектов? Это были собственники квартир, представители бизнесов, чьи объекты недвижимости находились на разрабатываемой территории общего пользования или примыкали к ней, депутаты городской думы, СМИ. Также участие принимала общественная комиссия Когалыма по обеспечению реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды» (комиссия уполномочена на осуществление общественной оценки указанных проектов).
Кроме того, мы спрашивали мнение горожан о проектных инициативах через социальную сеть «ВКонтакте». Опрос был опубликован в 12 городских группах, в том числе на официальной странице администрации города. Каждый смог внести свои предложения и замечания. Опрос просмотрели более 5,3 тысячи пользователей, что составляет около 8% населения города. На основании результатов опроса были внесены корректировки в проектную документацию и информационную систему управления проектами.
В рамках проекта «Благоустройство придомовых территорий и внутриквартальных проездов в городе Когалыме в 2017 году» мы провели широкую информационную кампанию, разъяснительную работу с управляющими жилищным фондом компаниями, собственниками жилых помещений, предпринимателями. Мы продолжаем использовать положительный опыт взаимодействия с жителями в своей работе.
Проблемы проектного управления и следующие шаги
Муниципальный проектный офис сталкивается с определенными проблемами. Давайте перечислим их:
недостаточный уровень готовности структурных подразделений к изменениям, страх перед новым;
на начальном этапе отсутствие реального опыта реализации проектов;
низкий уровень компетенций и квалификации участников проектной деятельности, что связано с новизной этого направления;
неэффективное межведомственное взаимодействие;
сложности работы в команде проекта из-за «матричного конфликта» (муниципальные служащие подчиняются своим прямым руководителям, но им непонятны указания или рекомендации от сотрудников соседнего структурного подразделения, в том числе МПО).
Мы понимаем, что пока стоим только в начале пути. Поэтому развитие системы проектного управления остается на постоянном контроле у высшего руководства администрации города, главы Когалыма. Наш руководитель прошел профильное обучение, возглавляет проектный комитет, лично присутствует на всех совещаниях, где принимает решения и дает соответствующие поручения. Все это напрямую влияет на исполнительскую дисциплину и качество реализации проектов.
На ближайшее время мы ставим перед собой следующие цели:
вовлечение в систему проектного управления всех структурных подразделений и подведомственных учреждений;
последовательное наращивание компетенции участников проектной деятельности;
реализация сложных, долгосрочных проектов;
формирование системы мотивации участников проектной деятельности;
запуск и реализация самостоятельных портфелей проектов;
обучение работе в информационной системе всех участников проектной деятельности, а также ее использование в полной мере;
внедрение системы общественного сопровождения проектов на всех этапах реализации.
Перед нами сложная задача — развитие проектной культуры в администрации города и подведомственных учреждениях. Эта задача не только сложная, но и амбициозная. На проектное управление возложены большие надежды, в том числе по реализации указа Президента России «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года».
О городе Когалыме
Когалым — город окружного подчинения в ХМАО-Югре с населением около 67 тысяч человек. Экономика муниципалитета тесно связана с нефтегазовой отраслью: в Когалыме находятся основные производственные мощности компании «ЛУКОЙЛ». Город динамично развивается: так, за 2018 год промышленность муниципалитета выросла на 6,9%. Когалым приравнен к районам Крайнего Севера.
Справка
В 2017 году Администрация города Когалыма стала призером в номинации «Организация и деятельность проектных офисов в федеральных, региональных и муниципальных органах власти, а также подведомственных им учреждениях» Всероссийского конкурса «Проектный Олимп».
#383269_200_d#
Более 30% сотрудников Администрации Когалыма (Ханты-Мансийский автономный округ — Югра) заняты в проектном управлении. Муниципалитет как реализует свои проекты, так и участвует в региональных и федеральных. В статье мы подробно разберем организацию проектной деятельности в администрации города.
Внедрение проектного управления: ключевые шаги
Внедрение системы проектного управления в Ханты-Мансийском автономном округе началось в 2015 году, когда были созданы Департамент проектного управления и проектный комитет округа. В июне 2016 года региональный проектный комитет решил, что в муниципальных образованиях также нужно сформировать органы управления проектной деятельностью.
В ноябре 2016 года Администрация Когалыма наделила отдел аналитической работы и прогноза Управления экономики функциями по проектному управлению. Для этого были внесены изменения в положение об Управлении экономики — были дополнены полномочия и функции подразделения. Тогда же был сформирован муниципальный проектный комитет под руководством главы города, в который вошли 13 человек.
С февраля 2017 года в составе администрации города начал работать отдел проектного управления и инвестиций, который стал частью Управления экономики. Создание отдельного подразделения было важно потому, что это позволяет последовательно развивать проектную деятельность, эффективно взаимодействовать с ее участниками, обеспечить взаимозаменяемость сотрудников.
Муниципальный проектный офис (МПО) начал свою деятельность с разработки нормативной регламентной базы. Мы делали это самостоятельно, что, учитывая отсутствие опыта, считаем своим достижением. Всего было разработано 11 нормативных правовых актов. Они прошли согласование со всеми заинтересованными структурами, включая муниципальную прокуратуру. Мы на постоянной основе актуализируем эти документы с учетом изменений в законодательстве и нового опыта. Чем больше мы работаем, тем более конкретной и детализированной становится нормативная база.
Следующим шагом стало установочное совещание. На нем мы рассказали руководству администрации и участникам о самом проектном управлении, его структуре и принципах, познакомили собравшихся с вновь появившимися структурами: проектным комитетом и муниципальным проектным офисом. Рассказали о созданной нормативной базе и первоочередных задачах, стоявших на этапе становления.
В марте 2018 года в положение о видах поощрения муниципальных служащих и порядке их применения в Администрации города Когалыма были внесены изменения, которые позволили поощрять сотрудников за выполнение мероприятий и достижение показателей в рамках проектной деятельности. Таким образом, нам удалось внедрить систему управления проектной деятельностью в течение примерно одного года.
Чем занимается муниципальный проектный офис
В отделе проектного управления и инвестиций работают три человека — начальник отдела, специалист-эксперт и главный специалист. Кроме проектного управления, подразделение отвечает за инвестиционную деятельность, муниципально-частное партнерство и промышленную политику на территории города.
Координатором всей системы проектного управления в городе является муниципальный проектный офис (МПО). В его функции входит:
выполнение мероприятий в рамках проектов, запущенных органами исполнительной власти ХМАО-Югры;
методологическое сопровождение самостоятельных проектов администрации города, а также прямое участие в них;
организационное обеспечение работы проектного комитета;
консультации и методическая помощь по проектной деятельности для руководителей и специалистов структурных подразделений города. В том числе офис организует взаимодействие и рабочие совещания с Департаментом проектного управления ХМАО-Югры и другими департаментами автономного округа по вопросам, связанным с проектной деятельностью;
развитие компетенций участников проектной деятельности города и обучение сотрудников.
Очевидно, что проектным менеджментом занято гораздо больше людей, чем работают в МПО. В проектное управление в 2017–2018 годах было вовлечено примерно 30% работников администрации города, со стартом нацпроектов этот показатель приблизился к 50%.
#383270_500_d#
Мы используем модули информационной системы управления проектной деятельностью Правительства ХМАО-Югры. Они включают формирование базы данных (база знаний, нормативные документы, архив проектов и др.), ведение реестров (в том числе проектов, их компонентов и портфелей), коммуникации (поручения, совещания), управление рисками (риски и методы реагирования на них) и управление персоналом (в том числе обучение). Информационная система позволяет в режиме реального времени с рабочего места получать всю необходимую информацию о ходе исполнения проекта, устанавливать ответственных лиц и получать документацию по проекту.
Развитие компетенций
Обучение сотрудников проектной деятельности и повышение уровня компетенций — очень важно для развития проектного управления в органе МСУ. Что мы делаем в этом направлении?
Во-первых, МПО сформировал ежемесячный график обучения специалистов администрации. В соответствии с ним мы организуем обучающие семинары. Обучение прошли уже более половины всех сотрудников администрации (это больше 100 человек).
Во-вторых, в должностных инструкциях муниципальных служащих и работников подведомственных учреждений, которые участвуют в проектной деятельности, есть специальные требования к квалификации. Требования были утверждены совместным приказом Департамента проектного управления и Департамента государственной гражданской службы и кадровой политики ХМАО-Югры.
Кроме того, нашим сотрудникам доступен общий сетевой ресурс. Мы размещаем там все необходимые материалы о проектном управлении. Каждый желающий может ознакомиться с ними.
Примеры муниципальных проектов
Чтобы определить первые проекты, МПО проанализировал 22 муниципальные программы на предмет наличия в них мероприятий, отвечающих признакам проекта. Результаты анализа рассмотрел проектный комитет.
Первыми проектами стали:
благоустройство придомовых территорий и внутриквартальных проездов в Когалыме;
строительство зоны отдыха «Метелица»;
внедрение системы персонифицированного финансирования дополнительного образования детей.
Все перечисленные мероприятия были реализованы в 2017 году. Таким образом, в первый год работы МПО в короткие сроки мы завершили три муниципальных проекта.
В 2018 году в администрации города было запущено семь самостоятельных проектов. Среди них были строительство сквера «Фестивальный», корректировка стратегии социального-экономического развития города и развитие плана по ее реализации, подключение города к порталу бизнес-навигатора малого и среднего предпринимательства, реконструкция городского пляжа и проект по созданию условий для жилищного строительства на территории одного из микрорайонов. Еще два проекта касаются благоустройства придомовой территории и внутриквартальных проездов (каждый проект — это отдельный адрес).
В 2019 году стартовало еще пять самостоятельных проектов: общеобразовательная организация с универсальной безбарьерной средой, внедрение принципов бережливого производства в двух структурах администрации (Управление экономики и Управление инвестиционной деятельности и развития предпринимательства), приобретение и монтаж информационных табло у остановочных павильонов, благоустройство придомовых территорий. При этом продолжается реконструкция городского пляжа, таким образом, у нас уже появились долгосрочные проекты.
Муниципалитет в региональных и федеральных проектах
Стоит напомнить, что МПО участвует не только в проектах администрации города, но и в региональных и федеральных. В рамках проектов и портфелей проектов автономного округа в 2018 году мы реализовали 69 мероприятий и достигли 44 показателей.
В 2019 году муниципальное образование принимает участие в 15 региональных проектах. Они входят в портфели по шести направлениям: «Демография», «Образование», «Цифровая экономика», «Жилье и городская среда», «Экология», «Малое и среднее предпринимательство». В их рамках в течение года должно быть выполнено 80 мероприятий и достигнуто 25 показателей.
#383271_500_d#
Кроме этого, мы продолжаем участвовать в четырех портфелях проектов ХМАО-Югры, основанных на целевых моделях. Они запущены в 2017 году и связаны с улучшением инвестиционного климата. Это целевые модели «Получение разрешения на строительство и территориальное планирование», «Регистрация права собственности на земельные участки и объекты недвижимого имущества», «Постановка на кадастровый учет земельных участков и объектов недвижимого имущества», «Подключение (технологическое присоединение) к системам теплоснабжения, подключение к централизованным системам водоснабжения и водоотведения». Город также продолжает участвовать в портфеле региональных проектов, направленных на повышение качества жилищно-коммунальных услуг.
Участие населения: встречи и опросы в ВК
Хотя участие горожан в проектах не является темой статьи, наш опыт может быть интересен другим муниципалитетам. Общественность принимала участие в таких проектах, как «Благоустройство общественной зоны отдыха “Метелица” в городе Когалыме в 2017 году» и «Благоустройство придомовых территорий и внутриквартальных проездов в городе Когалыме в 2017 году». Мы провели с заинтересованными сторонами семь рабочих совещаний. На них мы презентовали проекты, демонстрировали эскизные материалы, обсуждали архитектурные решения.
Кого мы привлекали для обсуждения проектов? Это были собственники квартир, представители бизнесов, чьи объекты недвижимости находились на разрабатываемой территории общего пользования или примыкали к ней, депутаты городской думы, СМИ. Также участие принимала общественная комиссия Когалыма по обеспечению реализации приоритетного проекта «Формирование комфортной городской среды» (комиссия уполномочена на осуществление общественной оценки указанных проектов).
Кроме того, мы спрашивали мнение горожан о проектных инициативах через социальную сеть «ВКонтакте». Опрос был опубликован в 12 городских группах, в том числе на официальной странице администрации города. Каждый смог внести свои предложения и замечания. Опрос просмотрели более 5,3 тысячи пользователей, что составляет около 8% населения города. На основании результатов опроса были внесены корректировки в проектную документацию и информационную систему управления проектами.
В рамках проекта «Благоустройство придомовых территорий и внутриквартальных проездов в городе Когалыме в 2017 году» мы провели широкую информационную кампанию, разъяснительную работу с управляющими жилищным фондом компаниями, собственниками жилых помещений, предпринимателями. Мы продолжаем использовать положительный опыт взаимодействия с жителями в своей работе.
Проблемы проектного управления и следующие шаги
Муниципальный проектный офис сталкивается с определенными проблемами. Давайте перечислим их:
недостаточный уровень готовности структурных подразделений к изменениям, страх перед новым;
на начальном этапе отсутствие реального опыта реализации проектов;
низкий уровень компетенций и квалификации участников проектной деятельности, что связано с новизной этого направления;
неэффективное межведомственное взаимодействие;
сложности работы в команде проекта из-за «матричного конфликта» (муниципальные служащие подчиняются своим прямым руководителям, но им непонятны указания или рекомендации от сотрудников соседнего структурного подразделения, в том числе МПО).
Мы понимаем, что пока стоим только в начале пути. Поэтому развитие системы проектного управления остается на постоянном контроле у высшего руководства администрации города, главы Когалыма. Наш руководитель прошел профильное обучение, возглавляет проектный комитет, лично присутствует на всех совещаниях, где принимает решения и дает соответствующие поручения. Все это напрямую влияет на исполнительскую дисциплину и качество реализации проектов.
На ближайшее время мы ставим перед собой следующие цели:
вовлечение в систему проектного управления всех структурных подразделений и подведомственных учреждений;
последовательное наращивание компетенции участников проектной деятельности;
реализация сложных, долгосрочных проектов;
формирование системы мотивации участников проектной деятельности;
запуск и реализация самостоятельных портфелей проектов;
обучение работе в информационной системе всех участников проектной деятельности, а также ее использование в полной мере;
внедрение системы общественного сопровождения проектов на всех этапах реализации.
Перед нами сложная задача — развитие проектной культуры в администрации города и подведомственных учреждениях. Эта задача не только сложная, но и амбициозная. На проектное управление возложены большие надежды, в том числе по реализации указа Президента России «О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года».
О городе Когалыме
Когалым — город окружного подчинения в ХМАО-Югре с населением около 67 тысяч человек. Экономика муниципалитета тесно связана с нефтегазовой отраслью: в Когалыме находятся основные производственные мощности компании «ЛУКОЙЛ». Город динамично развивается: так, за 2018 год промышленность муниципалитета выросла на 6,9%. Когалым приравнен к районам Крайнего Севера.
Справка
В 2017 году Администрация города Когалыма стала призером в номинации «Организация и деятельность проектных офисов в федеральных, региональных и муниципальных органах власти, а также подведомственных им учреждениях» Всероссийского конкурса «Проектный Олимп».