О необходимости сдачи документов при ликвидации предприятия напомнили в архиве Бердска

В ином случае сотрудники в будущем могут столкнуться с большими проблемами. При оформлении пенсии человеку нужно подтвердить свой стаж. Но как это сделать, если предприятие, где он трудился, ликвидировано, а документы этого предприятия пропали?

По закону, все документы по личному составу трудового коллектива при ликвидации компаний или организаций должны быть сданы в архив.

– Однако бывают случаи, когда работодатели исчезают вместе с документацией фирмы, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии, – рассказала Анна Зоря, начальник отдела архивной службы администрации Бердска.

За последние три года специалисты архива исполнили 2697 социально-правовых запросов. Из них дали отрицательные ответы 728 обратившимся гражданам, потому что необходимых документов в архиве не оказалось. Сотрудники отдела выдают справки для начисления пенсии заявителям на основании документов предприятий. Речь идёт о приказах по личному составу, карточках формы Т-2, лицевых счетах по зарплате, личных делах работников и трудовых договорах.

Самым востребованным документом среди запрошенных стала справка о стаже работы и размере заработной платы. При этом точное количество обращений социально-правового характера по ликвидированным предприятиям подсчитать невозможно: нередко люди уходят, смирившись с судьбой и не оставив письменных заявлений, когда сотрудники говорят им, что документы в архив не поступали.

При работе с ликвидируемыми организациями сотрудники архива зачастую сталкиваются с одними и теми же проблемами. Это: 1) Несвоевременное обращение руководителей (ликвидаторов) в архив при завершении ликвидационных процедур. 2) Несоблюдение ликвидаторами архивного законодательства о передаче документов по личному составу. Из-за плохого физического состояния, в том числе по причине ненадлежащих условий хранения, а также низкого качества оформления документов некоторые их них оказываются утрачены или отсутствуют отдельные ведомости по личному составу.

Руководители ликвидированных организаций не стремятся сдать документы, потому что на предприятии неправильно вели делопроизводство, отсутствуют номенклатуры дел. При этом архивное законодательство предусматривает передавать документы на хранение в упорядоченном состоянии. Нередко на таких предприятиях нет квалифицированных специалистов, которые должны правильно обработать документы и подготовить их к передаче на хранение. В своё оправдание руководители говорят, что у них нет средств на оплату труда таких специалистов. Но чаще всего причина в том, что у руководителя нет понимания значения сохранения документов.

Между тем, в Федеральном законе РФ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» чётко прописано, что при ликвидации организации, в том числе из-за банкротства, ответственность за архив несёт ликвидатор или конкурсный управляющий. Закон обязывает ликвидированные организации передавать на хранение документы по личному составу. В Бердске такие документы принимает отдел архивной службы администрации.

– Проблем в работе с документами ликвидированных организаций много, но решать их необходимо, потому что от их решения напрямую зависит социальная защищённость граждан, – подчеркнула Анна Васильевна.

Для помощи руководителям ликвидированных организаций на официальном сайте администрации Бердска (в разделе отдела архивной службы, в рубрике «Ликвидированным организациям») размещена специальная Памятка.

Факт

В 2024 году сотрудники городского архива старались предотвратить проблемы для будущих заявителей из ликвидированных фирм.

В частности, они использовали сервис на сайте ФНС («Электронные сервисы/Прозрачный бизнес/Проверь себя и контрагента» России) для составления списка ликвидирующихся организаций, подготовили и разослали руководителям письма-уведомления, где разъяснили аспекты работы с документами по личному составу при ликвидации организации.

Однако на 14 февраля 2025 года никакого отклика не последовало. Практически все письма прибыли в места вручения, но так и не были получены адресатами. Только одно письмо сотрудники Почты России вручили получателю, но и тот пока не вышел на контакт. Служащие архива также искали ликвидированные организации по карте 2ГИС, однако по указанным адресам ни одной из них не оказалось.

Справка

На 1 января 2025 года в отделе сформированы 43 фонда, содержащих документы по личному составу; в них хранятся документы 208 ликвидированных организаций и предприятий.

Адреса отдела архивной службы администрации Бердска: фактический – ул. Герцена, 17; юридический (для почтовой корреспонденции) – 633010, Бердск, ул. М. Горького, 9. E-mail: oasberdsk@nso.ru.

Приёмные часы: понедельник, среда — с 9.00 до 12.00; пятница — с 13.00 до 16.00. Телефон 8 (38341) 5-15-10.

Анна Ноговицина, фото Александры Ветровой

Будьте в курсе всех новостей. Подпишитесь на наш телеграм – https://t.me/svidetel_berdsk.